Cómo redactar correctamente un informe

Trabajar de administrativo a veces no es tarea fácil. En ocasiones, se exige el doble. Tenemos que estar al día, tener conocimientos de ciertos programas informáticos y ser capaces de resolver distintos problemas. Pero además tenemos que dar constancia de cada uno de los pasos. ¿Cómo lo hacemos? Mediante los informes. Por ello, hoy os daremos unas pocas y útiles claves para elaborar un informe y no meter demasiado la pata.

Trabajar de administrativo requiere saber elaborar un informe

El objetivo del informe es comunicar sobre la situación de algún hecho que se dé en la empresa o le afecte, además realizar un estudio elaborado de ello. Este documento, ayuda a trabajar de administrativo en muchos sectores y estar preparados ante cualquier problema. Por lo tanto, un informe:

Ha de ser claro, coherente, preciso y, muy importante, objetivo. Debemos evitar dar nuestra opinión y aquellas apreciaciones personales evitando verbos como: pienso, en mi opinión,etc.. Estas deben ser sustituidas por tales como: se ha podido observar, se observa, se ha analizado, etc.

Se puede distinguir entre varios tipos de informes. Trabajar de administrativo en distintos sectores y tipos de empresa es clave para experimentar cada uno de estos informes. Entre ellos encontramos:

– Demostrativo. Se realiza después de un estudio.  Se describen los pasos que se han dado y las conclusiones que hemos obtenido.

– Expositivo. Se narran hechos. No se expresa análisis y tampoco se añaden interpretaciones del autor. Podríamos decir que es una exposición simple de los datos.

– Interpretativo. Se analizan los datos y las situaciones. Así se pueden sacar unas conclusiones y observaciones.

Estructura del informe

Para que nuestro informe sea claro y nos facilite el trabajar de administrativo, tiene que pasar por distintas fases: Determinar el objetivo, búsqueda y selección de la información, análisis de la información, evaluar y verificar, estructurar el informe y, finalmente trabajar sobre ello.  Es muy importante que toda la información que recopiles sea verídica. Primero porque si nos equivocamos, al analizarla obtendríamos unos resultados que nos serían eficientes y de gran ayuda. Segundo, porque podríamos entrar en un problema y distorsionar otros aspectos del documento. Este es un problema muy común con el que nos encontraríamos al trabajar de administrativo.

Para fijar nuestro objetivo, podemos hacernos una serie de preguntas. Ya que muchas veces nos surgen dudas, una opción muy viable sería elaborar cuestiones y redactar el contenido a través de ellas. Por ejemplo: ¿Para quién es el informe? ¿Qué uso tiene?¿ Qué buscamos saber con los datos?, etc. Estas preguntas darían paso a la obtención de la información. Fijarnos cuáles y quienes serán nuestras fuentes y cómo extraeríamos todos los datos.

Así pues, pasamos a la estructura final de nuestro informe, que se compondría en una introducción, un desarrollo y una conclusión. Esta estructura no sólo se aplica a los informes, en general es lo que debe de llevar cualquier redacción.

Si vas a trabajar de administrativo y quieres practicar porque tu puesto lo exige, realiza pequeños informes sobre algún tema de interés. Aumenta tu experiencia y la calidad de los documentos.