Trabaja en el corazón de un hotel

El departamento de recepción es el corazón del negocio hotelero. En rasgos generales, es el lugar desde donde se controla el número de habitaciones disponibles, se registra a los huéspedes, se realizan reservas y se asignan las habitaciones.

Además, desde Recepción también se realizan diferentes funciones, como la de controlar, coordinar, gestionar y brindar diferentes servicios a lo clientes.

Departamento de recepción

Esta zona de la instalación es una de las más importantes ya que es la tarjeta de presentación del establecimiento. El primer y último contacto con el cliente, ya sea de manera presencial, por teléfono, Internet, etc.

Son muy importantes, por lo tanto, los profesionales de este departamento. Deben causar buena impresión, ser amables, con habilidades comunicativas, atendiendo con rapidez, eficacia, seguridad y siendo muy serviciales. Deben ser personas sonrientes, comprensivas, organizadas, educadas, etc.

El número de personas que trabajen en este departamento depende de la envergadura del hotel o establecimiento. Lo normal es que haya un jefe de recepción que supervise a los empleados y que cada cual tenga su cometido.

Jefe de recepción

Entre las funciones del jefe de recepción están las de:

• Gestionar el área en sus tres ramas: administrativa-comercial, técnica y social.
• Asignar al personal de recepción diferentes funciones o tareas.
• Articular el trabajo del departamento con las demás secciones del hotel.
• Capacitar a los trabajadores en aspectos como atención al cliente y normas de seguridad.
• Controlar que se realicen los créditos y débitos en las cuentas de los clientes.

Para que todo el trabajo del personal marche de manera correcta en la recepción de un hotel debe haber una serie de herramientas disponibles que se utilizan a diario para apoyar el buen funcionamiento.

Por ejemplo, muchos hoteles utilizan un sistema de gestión de reservas informatizado, pero los más pequeños pueden almacenar la información acerca de las reservas, habitaciones disponibles y precio de las mismas, en un casillero de habitaciones en el que se colocan fichas que muestran el estado de las mismas.

Y además:

• Ordenadores.
• Impresoras.
• Telefax.
• Calculadoras con impresora.
• Centralita de teléfonos con al menos 3 extensiones y sus correspondientes teléfonos.
• Tarificador.
• Contador de pasos telefónicos.
• Equipo de música ambiental.
• Equipo de megafonía.
• Buscapersonas.
• Fichero.
• Planning de reservas mural.
• Tablón de cotización de moneda extranjera.
• Tablón de anuncios.
• Material de oficina.
• Libro registro de viajeros.
• Hojas de reserva.
• Libro de reclamaciones.

Funciones del recepcionista

En cuanto a las funciones de un recepcionista dentro del Departamento de Recepción son entre otras:

• Recibir a los huéspedes.
• Asignar habitaciones.
• Dar información general del hotel y de los alrededores, aconsejando restaurantes, museos, visitas turísticas, etc.
• Registrar la entrada de los clientes.
• Llevar el control de entradas y salidas.
• Informar a la gobernanta de las habitaciones del check out de los clientes para fines de limpieza.
• Llevar el control de las llaves de las habitaciones.
• Controlar los ingresos y otros movimientos operativos de un hotel.
• Ingresar dinero al hotel por concepto de:
  • Alojamiento.
  • Alimentos  y Bebidas.
  • Eventos corporativos.
  • Servicios complementarios.
  • Lavandería.
• Cobrar y emitir facturas.
• Petición de taxis u otros medios de transporte.
• Facilitar el cambio de divisas.
• Control de cajas de seguridad.

Así que como veis, este departamento sigue siendo uno de los más importantes y a pesar de la evolución tecnológica que hay en la actualidad, son imprescindibles buenos recepcionistas y brindar un servicio de excelencia a los clientes de un hotel.

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