La organización y gestión de almacenes es una de las partes clave a la hora de reducir costes. Administrar logística supone entre un 20 y 30 por ciento del valor de la mercancía. En empresas pequeñas puede suponer hasta el 50% del valor.
¿Sabes cuáles son las claves para reducir los costes de tu almacén? En este post te presentamos las medidas que toda empresa debe conocer.
Organización y gestión de almacenes
Una de las partes fundamentales para reducir en costes de almacenamiento es evitar que suceda tanto una rotura de stocks como un exceso de stock.
Rotura de stock
La rotura de stock es un acontecimiento que se da cuando se agota el inventario. La empresa se queda sin el material necesario para poder servir a sus clientes en la forma y plazo que se le exige. Esto puede acarrear consecuencias bastante negativas para la empresa.
Desemboca en la existencia de un alto riesgo de que los clientes actuales busquen alternativas y acaben comprando en una empresa de la competencia.
La rotura de stock puede darse por las siguientes circunstancias:
Mala planificación
En ocasiones, el hecho de intentar ahorrar lo máximo posible lleva a errores en la organización y gestión de almacenes. La empresa hace una previsión incorrecta de la cantidad que necesitará y acaba sin ser suficiente.
Tardía realización del pedido
Una vez realizada la tramitación o el pedido, la entrega no es inmediata. Debes tener en cuanta ese periodo de tiempo para evitar la rotura de stock. Este espacio de tiempo debe ser pactado con los proveedores mediante contrato.
Imprevistos con los proveedores
Hay una serie de imprevistos que quedan fuera de nuestro alance. Por ejemplo accidentes en el traslado o problemas eternos que no podemos controlar. Para evitar que estos problemas te afecten, es importante que tengas siempre una reserva para poder hacer frente a estos hechos, que no están en nuestra mano evitar.
Exceso de stock
El exceso de stock es todo lo contrario a la rotura de stock. Es el estado del almacén cuando las materias primas y los productos terminados que están almacenados superan con creces a la demanda.
El problema es que el almacenamiento es un coste a soportar por la empresa porque supone mantener una infraestructura para guardar el material en las condiciones óptimas. Si a esto le sumamos los productos con algún tipo de caducidad, supondrá un gasto extra y no podremos vender esos productos posteriormente.
¿Cómo ahorrar costes con la organización y gestión de almacenes?
1. Optimiza los pedidos
Un aspecto que debes tener muy en cuenta es que si reduces la cantidad de pedidos, reduces de este modo también el coste logístico. Para ello, debes consolidar tus pedidos, optimizar el tipo de transporte o apalancar más opciones de carga.
Es fundamental que tengas un control semanal de los pedidos, el volumen y las direcciones de entrega.
2. Aprovecha la tecnología
El empleo de tecnología para la organización y gestión de almacenes tiene múltiples beneficios. Permite tener controlada toda la información que necesita el operador, sin importar el momento o el área que desempeñe. Facilita las tareas de control y permite mejorar los tiempos de elaboración de pedidos en los centros de distribución. Así sabes siempre cuál es ek momento idóneo para ordenar un nuevo pedido.
3. Reduce los tiempos de espera
Como hemos indicado antes, si el tiempo de espera de un pedido es alto, también lo será su coste logístico. Para que esto no ocurra, lo mejor es monitorear los tiempos de espera promedio de tus transportistas para identificar centros de distribución con altos costes de servicio.
4. Adiós al stock obsoleto
La mercancía que no se vende, muchas veces acaba perdiendo valor. En ocasiones puede resultar más rentable terminar donándola que conservarla en tu almacén. Un correcto control y análisis ayuda a la toma de estas decisiones.
5. Trazabilidad
Al hablar de trazabilidad nos referimos a los procesos que permiten seguir la evolución del productos en todas sus etapas. Permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas.
De esta forma, satisfaces la exigencia de los clientes de controlar toda la información que gira en torno a los productos y servicios que distribuyes.
6. Comunicación
Una de las herramientas más importantes para reducir costes de almacenamiento es la comunicación. El hecho de crear relaciones a través de reuniones periódicas es de gran relevancia. Puede servir para dar seguimiento de indicadores como estrategias de venta y ajustes en los pronósticos de compra, el análisis de los procesos de envío y la identificación y recepción de mercancía.
Es una manera de evitar retrasos, pérdida de venTas, exceso de inventario, devoluciones, etc.
9. Devoluciones
Una correcta administración de las devoluciones es un elemento clave. El producto devuelto genera el doble coste de recepción y el triple gasto de envío. Analiza la información sustancial de tus devoluciones para identificar las posibles causas. Algunos ejemplos son: precios incorrectos, dirección de entrega incorrecta, producto no pedido, tratos incorrectos o falta de cumplimientos.
10. Control de facturas
El control de datos, de las tarifas de transporte por kilómetros o los gastos adicionales por espera de descarga son algunos de los elementos que se han vuelto más fáciles de controlar. Esto se debe a la facturación electrónica, que permite además, generar ahorro en personal.
Cuanto mayor tengas organizada y segmentada tu información, lograrás un mayor ahorro de tiempo a posteriori.
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